Come farsi restituire gli strumenti elettronici dal lavoratore licenziato o dimissionario

Quante volte è capitato di interrompere malamente il rapporto di lavoro e dover richiedere al dipendente la restituzione dello smartphone e del computer portatile? Certamente tante.

La restituzione degli strumenti aziendali è un momento più delicato di quel che sembri e per evitare che sorgano contestazioni è necessario adottare accorgimenti specifici, alcuni dei quali, in realtà, devono (o avrebbero dovuto) essere stati adottati già in sede di assunzione o in corso di rapporto.

In sede di assunzione, infatti, il dipendente deve aver sottoscritto:

• un documento di ricezione dei beni aziendali (e in particolare degli strumenti elettronici), chiaramente identificati;

• la policy di utilizzo degli stessi la quale dovrà prevedere clausole specifiche a seconda delle esigenze aziendali.

Sarà poi necessaria l’adozione di presidi informatici (accessi limitati, backup, ecc.) e giuridici (accordi di riservatezza, nomine a incaricati del trattamento, ecc.) in grado di evitare esfiltrazioni di dati e limitazioni di accesso a documenti che contengano informazioni riservate e know how.

In sede di restituzione, invece, sarà opportuno che il datore di lavoro

• verifichi al momento della restituzione in contraddittorio con il dipendente la presenza di tutti i dati aziendali

• ottenga dal lavoratore le dichiarazioni più adeguate (non utilizzo per scopi personali, assenza di dati personali, ecc.)

• rilasci ricevuta della restituzione solo dopo la verifica in contraddittorio della presenza dei dati aziendali

• nel caso in cui ciò non sia avvenuto o possibile e si abbia il timore o il sospetto di una esfiltrazione di dati, effettuare una copia forense dei dispositivi prima di procedere con l’accensione e la verifica della presenza dei dati.

Nel caso in cui non vengano seguite queste semplici regole potrebbe essere estremamente complesso, se non impossibile, sollevare contestazioni per mancanza di dati o cancellazioni di dati aziendali.

Se hai bisogno di assistenza per creare una policy di utilizzo degli strumenti aziendali, predisporre tutta la documentazione di consegna e di restituzione di smartphone, tablet o personal computer o sapere come tutelare le informazioni riservate e il know how aziendale, contattaci